[mareksp]

Trudno się nie zgodzić z przedstawioną wyżej argumentacją i dlatego nie wskazywałbym tu na aspekt niezgodności z prawem jako kluczowy. Także stanowiska organów kontrolnych mogą być różne i dlatego dobrze rozważyć wszystkie argumenty za i przeciw prowadzenia kompletnych rozrachunków.
Myślę jednak, że potrzeba łatwego i szybkiego zgromadzenia potrzebnej informacji z prowadzonej ewidencji jest tu najistotniejsza. Jednostki budżetowe, a takimi są szkoły, prowadzą ewidencję kosztów rodzajowych wg paragrafów. Taki np. paragraf 4210 zawiera zarówno koszty paliwa, atrykułów biurowych, mydła i powidła. Jeśli nie jest prowadzona szczegółowa analityka kosztów w ramach paragrafów to nie uzyskamy potrzebnej informacji do planowania budżetu albo rodzajów zakupów mogących wpływać na konieczność zastosowania procedur zamówień publicznych. Rozrachunki w dużej mierze załatwiają ten problem. Z reguły jednostki mają grono stałych kontrahentów. Do tego w dobie prowadzenia ksiąg rachunkowych w systemach informatycznych nie wydaje się prowadzenie ewidencji rozrachunków byc zbyt dużą uciążliwością.
Warto się zastanowić nad wydaniem w wyniku audytu zaleceń wprowadzenia usprawnień, decyzja o wdrożeniu których zależy od kierownika jednostki. Niekonieczne jest traktowanie tego typu niejednoznacznych kwestii jako uchybień.
Działając w pojedynkę nie tak łatwo być obiektywnym. 😕

[mareksp]

Celem ujmowania faktur na kontach rozrachunkowych jest nie tyle przestrzeganie obowiązujących zasad funkcjonowania kont samo w sobie, co przedstawienie jasnego i rzetelnego obrazu zachodzących w jednostce operacji gospodarczych. Ten zaś ma wynikać z ewidencji księgowej i umożliwiać dostarczanie prawidłowych danych do sprawozdań oraz informacji do innych celów np. planowania budżetu, zamówień publicznych itp. Jeśli np. potrzebne są nam ustalenia co do wielkości obrotów za dany okres z danym kontrahentem, to informację taką da nam konto analityczne rozrachunków. Jeśli używa się go tylko do pokazania sald występujących na koniec okresów sprawozdawczych (księgując z pominięciem rozrachunków w trakcie okresu sprawozdawczego: koszt-wydatek, to nie mamy informacji o obrotach. O ile w małej jednostce księgowy może uzyskać te informacje „dłubiąc” w dokumentach i analizując księgi, to w dużej jest to już znacznie bardziej utrudnione.
Stąd najczęściej biorą się scenki wiecznie zajętych księgowych, które na potrzeby informacji żądanych przez kierownika czy dysponentów wyższego stopnia przegląda swoje zapiski (ewidencje zeszytowo-szufladowe), gdyż nie chciała lub nie potrafiła dostosować planu kont i sposobu prowadzenia ewidencji księgowej. 😉
Pozdrawiam gorąco księgowe, kontrolerów i audytorów wewnętrznych

[mareksp]

Na początek małe sprostowanie „oczywistej omyłki pisarskiej” z mojego wczorajszego postu odnośnie celu pracy audytora tj. działań na rzecz kierownika jednostki. Oczywiście chodzi o usprawnienia systemów zarządzania i kontroli dla skutecznej realizacji zadań. Zwrot „a nie ” w środku zdania pozostał po niedokończonej modyfikacji zdania.
W kwestiach merytorycznych, to jako oczywiste należy założyć, że kierownik jednostki ma za cel jak najlepsze wykonywanie zadań publicznych nałożonych na jednostkę. Inaczej z góry przesądzalibyśmy, że kierownik jednostki jest karierowiczem dbającym tylko o własny stołek a właściwe działanie jednostki go nie interesuje. Dlatego mówiąc o pracy na rzecz kierownika mam na myśli pracę na rzecz poprawienia działania jednostki. Skoro jednak audytor swoje sprawozdanie może przedstawić jedynie kierownikowi, to przy braku uprawnień władczych co do wdrożenia zaleceń mozna powiedzieć, że audytor pracuje na rzecz kierownika.
W kwestii obiektywizmu i manipulacji.
Przy istniejącej praktyce funkcjonowania jednoosobowych komórek audytu (czasem też na część etatu) trudno mówić o obiektywiźmie w rozumienia Standardów audytu, nawet pomimo dobrych chęci audytora.
Nie do końca obiektywna wydaje mi się tu ocena zaszufladkowania mojej propozycji pisania „krótkich i oszczędnych w ocenach sprawozdań z częstym odsyłaniem do dokumentacji roboczej” do manipulacji informacją. Przede wszystkim dobrą praktyką jest pisanie krótkich i zwięzłych sprawozdań. Czasem jednak dodając w sprawozdaniu jakieś szczegóły ustaleń staram się wzmocnić argumenty za wprowadzeniem zaleceń audytu. Natomiast taka sytuacja przy publikowaniu sprawozdań w BIP mogłaby skutkować nieodpowiedzialnym nią szafowaniem przez media, głównie lokalne. Nie muszę chyba dodawać, że opinie prasy raczej niewiele miałyby wspólnego z obiektywizmem. Podobnie dotyczy to formułowania ocen funkcjonowania badanego obszaru. Lepiej byłoby przekazać je dobitniej ustnie na naradzie zamykającej. Celem audytu jest wniesienie wartości dodanej, głównie poprzez wdrożenie rekomendacji a nie oceny same w sobie.
Podsumowując publikacja sprawozdań w BIP-ie na pewno nie pomoże funkcji audytu wewnętrznego. Czym innym jest przekazywanie sprawozdań uprawnionym podmiotom poza kierownikiem jednostki a zupełnie czym innym ogólnie dostępna ich publikacja w necie. Już obecnie można spotkać się w mediach z manipulacją wynikami audytów bądź to z powodu niezrozumienia ich treści bądź umyślnie. Zwłaszcza, że ilość „oszołomów” w kraju zdaje się wzrastać.
Pozdrawiam i wracam do pisania swojego subiektywnego sprawozdania z audytu w nieocenzurowanej wersji.

[mareksp]

Myślę, że zapewne znalazłoby się wielu audytorów mających podstawy do twierdzenia, że „pełnią wyłącznie funkcję usługową” 😀 . Jednak tam, gdzie niezależność audytu jest zachowana, w świetle definicji funkcjonaiusza publicznego zacytowanej przez Gapę, chyba jednak nimi jestesmy. Za to nadal można się „zaczepić” o definicję dokumentu urzędowego i podmiot przeprowadzający kontrolę. Jak wskazała Meg dokumenty wytworzone przez audytora nie pochodzą od osoby uprawnionej do władczego działania (i nie są wiążące, nie maja charakteru decyzji podejmowanej w jakiejś sprawie). Z kolei audytor jako „podmiot przeprawadzający kontrolę” też mi tu nie pasuje, bo audytor jest pracownikiem jesdnostki. Podstawowe relacje audytora z kierownikiem jednostki to pracownik – pracodawca. Audytor pracuje na rzecz kierownika a nie aby poprawił jakość zarządzania i systemy kontroli. Nie zbiera dowodów nieprawidłowości dla ich ujawnienia na forum zewnętrznym. Podmiot przeprowadzający kontrolę, to moim zdaniem uprawniona jednostka zewnętrzna (np. RIO, PIP, NIK, sanepid itp.). Także nawet kontroler wewnetrzny chyba nie będzie takim podmiotem (nie spotkałem jeszcze w BIP-ie protokołów z kontroli wewnętrznej).
Tak czy siak, cała dyskusja staje się bezprzedmiotowa w sytuacji obowiązku ustawowego, który będzie wynikał z uofp.

[mareksp]

Jako argumentu za wyzszym wynagrodzeniem dla półetatowca użyłbym tego, że audytor musi wypełnic wszystkie zadania stałe wynikające z przepisów i standardów tj. dokonać analizy ryzyka całej działalności jednostki a nie jej połowy, sporządzic plan roczny i sprawozdanie z jego wykonania, opracować i aktualizować kartę audytu i procedury itp. Obowiązki te musi wykonac bez względu na zakres etatowy a to się wiąże ze sporym wysiłkiem, bo przecież aby cała zabawa miała sens nalezy wykonywac też zadania audytowe.

[mareksp]

Jeżeli uchwała rady choć posrednio wskazywałaby na mozliwość wydatkowania uzyskanych środków na koszty związane z ich pozyskaniem, to moim zdaniem nagrody mozna zaliczyc do takich kosztów. Żadnej innej zasady ogólnej z uofp raczej wyprowadzić się nie da.

[mareksp]

W pełni zgadzam się z meg. Aby mówić o powinności publikacji sprawozdań z audytu na podstawie ustawy o dostępie do informacji publicznej audytor musiałby byc uznany za funkcjonariusza publicznego w rozumieniu kodesu karnego. A raczej nie jest. Niestety ustawa o finansach będzie tu przepisem szczególnym jeśli wprost nakazywać będzie publikację sprawozdań w BIP. Trzeba będzie pisać krótkie i oszczędne w ocenach sprawozdania często odsyłając do dokumentacji roboczej zadania audytowego.

[mareksp]

Ilość dni na zadanie jest szacunkowa i tak naprawdę to ustalic ją można najwcześniej przed rozpoczęciem zadania. Ja terminy w planie wskazuję kwartałami a upoważnienie jest ze sporym zapasem (ok. m-ca dłużej niż wynikałoby to z liczby zaplanowanych dni). W rocznym sprawozdaniu audytu wykazuję zrealizowane zadania w danym roku i nie jest ważne czy w planowanym terminie. W przypadku problemów z przeprowadzeniem audytu „wymusiłem” na audytowanych aby to oni wystąpili do kierownika jednostki z prośbą o przesunięcie terminu audytu i po jego akceptacji uzwględniłem wniosek.

[mareksp]

Proponuję rekomendować rozważenie wystąpienia do wykonawcy o przedłużenie gwarancji. W przypadku jej nie przedłużenia przez wykonawcę rekomendowanie dokonania przeglądu dotarczonego przedmiotu zamówienia przed upływem „skróconego” okresu gwarancji dla możliwości domagania się usunięcia ewentualnych usterek. 😉

[mareksp]

Co do przedpłaty na podatek roku następnego wskazałbym tu na niewłaściwe planowanie wydatków. Ponadto istotna jest kwota nadpłaty. Czy to tylko różnica pomiędzy przewidywaną a uchwaloną na dany rok stawką podatku czy też pełna przedpłata.
Zdaje się że nadpłaty są przez organy podatkowe automatycznie zaliczane na poczet kolejnych należności podatkowych. Oznacza to, że w pierwszej kolejności nadpłata była zarachowana na poczet najbliższego zobowiązania podatkowego. Tak więc raczej w 2007 r. nadpłata nie wystąpiła z roku 2004 ale z 2006. W każdym razie skoro zwrot dotyczył wydatku dokonanego w roku (latach) ubiegłych, to powinien zostać przyjęty w 2007 r. na dochody budżetowe i odprowadzony do budżetu a w żadnym razie nie może zmniejszyć wydatków roku 2007. Byłoby to fkatycznie dokonaniem wydatku ze zrealizowanego dochodu a więc naruszeniem dfp w myśl ustawy.

[mareksp]

Wygląda na to że negocjacji albo nie było, albo odbyły się jeszcze przed wysłaniem zaproszenia. Skoro jest to wolna ręka, to negocjuje się z 1 dostawcą a forma tych negocjacji nie jest określona. Może być to uzgodnienie telefoniczne czy mailowe. Podobnie dokumentowanie negocjacji nie musi być potwierdzone obustronnym protokołem a np. jedynie notatką czy adnotacją zamawiającego. Ktoś chyba tu przedobrzył z tym dokumentowaniem.

[mareksp]

Jest za gorąco i chyba się czepiasz 😆

[mareksp]

Moim zdaniem takie zaliczki mogą być udzielane pracownikom instytucji kultury i rozliczane w roku przyszłym. Nie są to jednostki budżetowe, które muszą zwrócić niewydatkowane do końca roku środki. W instytucji kultury zaliczki te będą stanowić w bilansie należności od pracowników zamiast środków pieniężnych na rachunku lub w kasie.
Ponadto taka zaliczka nie jest kosztem jednostki a instytucje kultury realizują plan przychodów i kosztów. Limit kosztów planu finansowego może ograniczać zaciąganie zobowiązań. Jeśli pracownik wydatkuje zaliczkę jeszcze w starym roku i zwiekszy to koszty w sposób przekraczający plan kosztów będzie konieczne zwiększenie planu przychodów i kosztów na dany rok. Jest to dopuszczalne wg art. 34 ust. 2 pkt 2 uofp. Więcej o zasadach gospodarki finansowej zawiera ustawa o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (art. 27-32).

[mareksp]

O tym czy występujące na koniec roku zobowiązania mieszczą się w limitach planu finansowego wydatków decyduje termin ich wymagalności. Jeśli termin ich płatności przypada w następnym roku, to nie angażują one srodków finansowych planu wydatków roku bieżącego. Gorzej gdy są one na dzień 31.12 wymagalne, bo wówczas powinny być opłacone i obciążyć plan „starego roku”.
Kwoty wydatkowane (wykładane) przez pracowników z prywatnych środków na pewno nie są wydatkami planu finansowego, gdyż wydatek następuje dopiero po podjęciu środków z rachunku bankowego wydatków. Z drugiej strony to pracownicy nie mają obowiązku finansowania jednostki w której są zatrudnieni i stąd takie wydatki, o ile zostały poniesione zgodnie z posiadanymi uprawnieniami, mają charakter wymagalnych. Jeżeli w regulacjach wewnętrznych byłoby wskazanie, że zwrot wydatków poniesionych przez pracownika powinien nastąpić np. nie później niż w ciągu 2 tygodni od ich poniesienia, to tat ustalony termin mogłby być odnoszony do wymagalności tych zobowiązań wobec pracowników.

[mareksp]

Jeśli przeprowadzasz audyt to zapewne zrobiłaś analizę ryzyka w zakresie zbywania majątku ruchomego. Nic więc tylko porównać funkcjonującą praktykę i stosowane mechanizmy ograniczające ryzyko a przy uznaniu ich adekwatności do potrzeb za odpowiednią zalecenie ujawnienia w procedurach zalecanej praktyki. Można też przesunąć termin audytu aby dać czas audytowanemu na spisanie stosowanych procedur a następnie zweryfikowanie ich z dokumentacją.

[Autor]

Wpisy